El costo invisible de lo manual: por qué su IPS paga más este año por el mismo trabajo

El costo invisible de lo manual: por qué su IPS paga más este año por el mismo trabajo

Si su IPS hace hoy exactamente lo mismo que hacía en 2025 —las mismas personas, los mismos procesos, los mismos sueldos—, está pagando más por ese trabajo.

No por inflación. Por aritmética.

Durante 2026 convergieron tres cambios en la legislación laboral colombiana que encarecen la hora de trabajo de forma simultánea. Ninguno fue diseñado pensando en el sector salud, y precisamente por eso casi nadie los ha sumado para el caso de una institución prestadora. Al mismo tiempo, la carga administrativa de una IPS creció con nuevas obligaciones de registro y reporte, y la liquidez del sector se deterioró hasta un punto que vuelve costoso cada peso inmovilizado.

Las tres curvas se cruzan en el mismo lugar: el trabajo manual dejó de ser un costo fijo y se convirtió en un costo creciente.

Este artículo explica los tres cambios, cuantifica lo que puede cuantificarse con rigor y entrega un modelo de cuatro bolsas para que usted calcule la cifra con sus propios números. No encontrará aquí un promedio del sector, porque no existe ninguno confiable — y más adelante explicamos por qué.

1. ¿Por qué cuesta más una hora administrativa en 2026 que en 2025?

Porque el divisor mensual de horas cambió. Con la reducción de la jornada laboral, el divisor pasó de 220 a 210 horas al mes. Como el salario mensual no puede disminuir, el valor de cada hora sube automáticamente un 4,76 %. Una IPS que no modificó ni un sueldo está pagando 4,76 % más por cada hora administrativa.

El cálculo es directo. El valor de la hora ordinaria se obtiene dividiendo el salario mensual entre el divisor legal vigente. Tomando como referencia el salario mínimo de 2026, fijado en $1.750.905:

Parte de esa diferencia corresponde al aumento del salario mínimo. Pero 4,76 puntos porcentuales provienen únicamente del cambio de divisor, y afectan a toda la nómina, no solo a quienes ganan el mínimo.

Hay una consecuencia práctica que conviene revisar de inmediato: las instituciones que siguen liquidando con el divisor de 220 horas después del 15 de julio de 2026 están incurriendo en un error de nómina.

Para una IPS, el efecto es doble. Encarece la hora asistencial, que ya se sabía cara. Y encarece la hora administrativa, que nadie estaba midiendo.

2. ¿Cuánto tiempo perdió su IPS con la reducción de jornada?

Seis horas semanales por persona frente a la jornada vigente hasta julio de 2023, sin reducción de salario. La Ley 2101 de 2021 completó su cronograma el 15 de julio de 2026, cuando la jornada máxima pasó de 44 a 42 horas semanales. En el mismo periodo, la carga administrativa de una IPS creció con nuevas obligaciones de registro y reporte.

El cronograma se cumplió en cuatro fases:

La reducción es una conquista laboral legítima y no está en discusión aquí. Lo que interesa es su efecto operativo, que tiene dos capas.

La primera es la obvia: menos horas disponibles por persona para el mismo volumen de trabajo.

La segunda es más costosa y menos evidente: al bajar el umbral de la jornada ordinaria, el mismo trabajo dispara horas extra más rápido. Una programación de turnos diseñada para 44 o 46 horas genera trabajo suplementario sin que nadie lo haya decidido. La trampa no está en el cambio legal, sino en no rediseñar la programación.

Ahora superponga la otra curva. Entre 2023 y 2026, una IPS colombiana incorporó el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas de la Resolución 2284 de 2023; el Resumen Digital de Atención de la Resolución 1888 de 2025; y la ampliación del RDA que trajeron la Circular 019 y la Resolución 1799 de 2026.

Más obligaciones de registro y reporte. Menos horas para cumplirlas. Misma nómina..

3. ¿Qué pasa con las horas administrativas después de las 7 de la noche?

Las que ocurren entre las 7:00 y las 9:00 p. m. pasaron a costar un 35 % más. La Ley 2466 de 2025 restituyó el inicio de la jornada nocturna a las 7:00 p. m., cuando antes empezaba a las 9:00 p. m., de modo que esas dos horas diarias entraron a la franja con recargo. Y el trabajo en día de descanso obligatorio subió al 90 % desde julio de 2026.

Los porcentajes vigentes y su calendario:

Los tres escalones del recargo dominical entran en vigencia el 1.º de julio de cada año, no en enero. Es un detalle que genera errores de liquidación en el segundo semestre.

Para una operación de consulta externa de lunes a viernes, el impacto es moderado. Para una IPS con urgencias, hospitalización, laboratorio con turnos extendidos o atención domiciliaria, es un cambio de estructura de costos. Una hora trabajada en domingo por la noche acumula recargo nocturno y dominical: 125 % sobre la hora ordinaria en el segundo semestre de 2026.

Y aquí está el punto que conecta con el tema de este artículo. Piense en las tareas que su equipo asistencial resuelve al final del turno: cerrar historias clínicas que quedaron pendientes, armar soportes de facturación, cuadrar planillas, digitar lo que no alcanzó a registrarse durante la atención.

Ese trabajo se desplaza, casi siempre, más allá de las siete de la noche. Hasta 2025 esas dos horas —de 7:00 a 9:00 p. m.— se liquidaban sin recargo. Hoy cuestan un 35 % más. No porque sean más difíciles, sino porque se hacen a una hora que la ley reconoce distinta.

Un proceso manual empuja trabajo hacia el final del día. Esa inercia, que antes era un problema de clima laboral, hoy es también una línea de costo.

4. ¿Cuánto cuesta no responder una glosa a tiempo?

El valor completo de la glosa. Si la IPS no responde dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción, opera la aceptación tácita: se entiende que aceptó la objeción y pierde el derecho a cobrar ese dinero. No es una demora recuperable. Es una pérdida definitiva.

El artículo 57 de la Ley 1438 de 2011 establece un reloj con tramos precisos:

Los dos tramos que dependen de usted son el de 15 días y el de 7. Vencidos, no hay recurso.

Esto convierte el control de plazos en algo distinto de una buena práctica administrativa. Una IPS que administra vencimientos de glosas en una hoja de cálculo compartida, sin alertas automáticas y sin responsable asignado por factura, no tiene un problema de organización: tiene un mecanismo que transforma retrasos en pérdidas patrimoniales.

El contexto financiero agrava el asunto. Según el estudio de cartera de la Asociación Colombiana de Hospitales y Clínicas con corte a diciembre de 2025, construido con información de 232 instituciones, la deuda con hospitales y clínicas llegó a $25,7 billones, la concentración de mora pasó de 56 % a 58 %, y cerca del 50 % de los activos de las IPS está representado en cuentas por cobrar.

Dicho de otro modo: la mitad de lo que su institución tiene es dinero que todavía no ha llegado. En ese escenario, perder por vencimiento una factura que ya se prestó, ya se documentó y ya se radicó no es una ineficiencia. Es capital de trabajo destruido.

Hay, sin embargo, una buena noticia operativa que casi nadie aprovecha. La Resolución 2284 de 2023 —con su Anexo Técnico 1 sustituido por la Resolución 1885 de 2024— establece causales de devolución y glosa taxativas, agrupadas en siete categorías: facturación, tarifas, soportes, autorización, cobertura, calidad y SOAT. No se pueden crear, eliminar ni modificar. La norma prohíbe además aplicar o aceptar porcentajes globales de glosa, y prohíbe exigir auditoría previa para radicar.

Si las causales son cerradas y predecibles, los errores que las generan también lo son. Y lo predecible se puede prevenir antes de radicar, en lugar de corregirse después de glosar.

¿Sabe cuántas glosas perdió su IPS el año pasado por vencimiento de término? Si la respuesta no está en un reporte, está en la contabilidad — solo que, registrada como menor ingreso, no como pérdida evitable. [Solicite una revisión de su ciclo de glosas]

5. ¿Cómo calcular lo que le cuesta lo manual a su IPS?

Con cuatro bolsas de costo, cada una con variables que usted ya tiene. No existe un promedio confiable del sector colombiano, así que cualquier cifra prestada sería falsa. El único número válido es el suyo.

Bolsa 1 — Tiempo del personal

Levante el número de personas por función administrativa y las horas semanales que dedican a tareas repetitivas: digitación, armado de soportes, conciliación, agendamiento, generación manual de informes.

Multiplique por el costo real de la hora. Use el divisor de 210 horas, no el de 220, y súmele el factor prestacional que aplique a su nómina. Como referencia, la hora ordinaria sobre el salario mínimo de 2026 es de $8.338 antes de prestaciones.

Pregunta que revela más que la cifra: ¿cuántas de esas horas ocurren después de las 7:00 p. m.?

Bolsa 2 — Reprocesos y glosas

Volumen mensual de facturas radicadas, tasa de devolución y glosa, valor promedio objetado, horas dedicadas a responder, y —el dato decisivo— porcentaje de glosas que quedaron en firme por vencimiento de término.

Es la bolsa con mayor apalancamiento, y la única donde el costo puede ser una pérdida total en vez de una ineficiencia.

Bolsa 3 — Costo financiero de la demora

Días transcurridos entre la atención y la radicación, días de cartera, y la tasa de financiación que su institución efectivamente paga por su capital de trabajo.

La aritmética es simple: calcule cuánto vale reducir un día el ciclo de radicación sobre su facturación mensual, y multiplíquelo por los días que podría ganar. En un sector donde la mitad de los activos está en cuentas por cobrar, esta suele ser la bolsa más grande y la menos medida.

Bolsa 4 — Exposición regulatoria

Horas dedicadas a preparar visitas de habilitación y reportes, hallazgos por inconsistencia documental, incidentes reportados fuera de término.

Este costo no es continuo sino contingente, y conviene tratarlo como riesgo y no como gasto. Para dimensionarlo: la Superintendencia Nacional de Salud puede imponer multas entre 200 y hasta 8.000 SMLMV a personas jurídicas, conforme a la Ley 1949 de 2019.

Las cuatro bolsas, con sus fórmulas y los valores de 2026 precargados. Podemos entregarle el modelo de cálculo aplicado a la estructura de su institución.

6. ¿Por qué este costo es invisible para la gerencia?

Porque no genera una factura. El trabajo manual se paga con nómina, que ya está presupuestada y aprobada, así que nunca aparece como una línea de costo que alguien deba autorizar. Lo que no se factura, no se discute.

Hay tres razones adicionales, y ninguna es negligencia.

La carga creció por acumulación, no por decisión. Ninguna IPS eligió tener simultáneamente Manual Único de Glosas, RDA y RIPS. Llegaron por vías distintas, en momentos distintos, y cada una se absorbió con el equipo que había.

La liquidez deteriorada castiga la inversión. Con la mitad de los activos en cuentas por cobrar, invertir en tecnología compite directamente con pagar nómina. Es una trampa circular: lo que más se necesita es lo que menos se puede financiar.

El indicador correcto no se mide. Casi ninguna institución mide horas por proceso ni tasa de aceptación tácita de glosas. Y lo que no se mide no se decide: se hereda.

7. ¿Por dónde empezar a reducir el costo de lo manual?

Por lo más barato: verificar el divisor de nómina y medir una sola cifra. No hace falta un proyecto para empezar. Hacen falta tres datos que hoy no están en ningún reporte: el costo real de su hora administrativa, cuántas glosas perdió por vencimiento de término y cuántas horas consume su proceso más pesado.

Tres acciones concretas, en orden de esfuerzo:

Esta semana. Verifique que su nómina esté liquidando con el divisor de 210 horas y con el recargo dominical al 90 %. Es una revisión de una hora que evita un error de liquidación y le da, de paso, el costo real de su hora administrativa.

Este mes. Mida una sola cosa: cuántas glosas quedaron en firme el último semestre por vencimiento del término de 15 días hábiles. Si nadie puede responderlo con un reporte, ya tiene el diagnóstico.

Este trimestre. Tome el proceso que más horas consume —normalmente facturación o armado de soportes— y cronometre una semana real. No estime: mida. La diferencia entre la percepción y el dato suele ser el argumento de inversión que faltaba.

9. Preguntas frecuentes

¿Cuánto vale la hora de trabajo en Colombia en 2026? Se calcula dividiendo el salario mensual entre 210 horas, que es el divisor vigente desde que la jornada máxima bajó a 42 horas semanales el 15 de julio de 2026. Sobre el salario mínimo de 2026, fijado en $1.750.905, la hora ordinaria equivale a $8.338 antes de prestaciones. El divisor anterior era de 220 horas, por lo que el valor hora subió automáticamente 4,76 % sin que el salario cambiara.

¿Qué pasa si una IPS no responde una glosa a tiempo? Opera la aceptación tácita. Según el artículo 57 de la Ley 1438 de 2011, el prestador tiene 15 días hábiles desde la recepción de la glosa para aceptarla o justificar su no aceptación. Vencido ese término sin respuesta, se entiende aceptada y la IPS pierde el derecho a cobrar ese valor. Si la glosa es subsanable, hay un plazo adicional de 7 días hábiles.

¿Cuáles son los plazos del trámite de glosas en Colombia? La entidad responsable de pago formula y comunica las glosas dentro de los 20 días hábiles siguientes a la presentación de la factura con todos sus soportes. El prestador responde dentro de los 15 días hábiles siguientes. La entidad decide dentro de los 10 días hábiles posteriores si levanta la glosa o la deja en firme. Las glosas levantadas se pagan dentro de los 5 días hábiles siguientes.

¿Cuánto subió el recargo dominical en 2026? Pasó del 80 % al 90 % a partir de julio de 2026, según el calendario gradual de la Ley 2466 de 2025, y llegará al 100 % en julio de 2027. Además, la jornada nocturna se restituyó a las 7:00 p. m. —antes empezaba a las 9:00 p. m.— con un recargo del 35 %. Una hora dominical nocturna acumula ambos recargos.

¿Cuál es la tasa promedio de glosa de las IPS en Colombia? No existe una cifra oficial confiable. Además, la Resolución 2284 de 2023 prohíbe expresamente aplicar o aceptar porcentajes globales de glosa: las causales son taxativas y deben identificarse de forma específica. Por eso cada institución debe calcular su propia tasa a partir de sus radicaciones, en lugar de compararse con promedios sin fuente.

¿Qué tan grande es la deuda con las IPS en Colombia? Según el estudio de cartera de la ACHC con corte a diciembre de 2025, elaborado con información de 232 instituciones, la deuda con hospitales y clínicas alcanzó $25,7 billones, con un crecimiento de $1,7 billones en seis meses. La concentración de cartera en mora pasó de 56 % a 58 %, y cerca del 50 % de los activos de las IPS corresponde a cuentas por cobrar.

Conclusión

Durante años, la conversación sobre automatizar procesos en una IPS se planteó como una decisión de mejora: algo deseable, aplazable, que se haría cuando hubiera presupuesto.

Los datos de 2026 cambian el planteamiento. La hora administrativa subió de precio por aritmética legal. Las horas disponibles por persona se redujeron. Los recargos encarecieron el trabajo que se desplaza al final del día. Y el dinero inmovilizado cuesta más en un sistema donde la mora llegó al 58%.

Ninguno de esos cuatro factores depende de una decisión de su institución. Todos ocurrieron, y seguirán ocurriendo — el recargo dominical llega al 100 % en julio de 2027.

Lo que sí depende de usted es cuántas horas de su equipo siguen absorbiendo ese costo creciente.

La pregunta con la que vale la pena cerrar no es cuánto cuesta automatizar. Es cuánto está costando no hacerlo, y si alguien en su institución tiene hoy ese número.

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Equipo Isismaweb. Isismaweb, de Innovasoft Colombia, desarrolla la plataforma de Health Operations Intelligence (HOI) que integra la operación clínica, administrativa y regulatoria de IPS, centros médicos y prestadores de salud ocupacional en Colombia. Este artículo forma parte de nuestra serie sobre gestión de riesgos operativos en instituciones de salud.

Fuentes citadas en el artículo